MINUTES OF MEETING
23 OF March 2015 @ MOF
Pada tanggal
23 Maret 2015 telah dilakukan pertemuan antara Pak Helder Lopes dengan Pak
Ozzie dan tim Karvak. Tim Karvak diwakili Bu Dewi, Pa Hary dan Pak Azis. Agenda
utama meeting tersebut adalah membahas mengenai pengunduran jadwal workshop 1
terkait dengan adanya agenda pembahasan budget semua departemen dengan Parlemen,
namun dilanjutkan dengan pembahasan materi lain. Berikut adalah notulen meeting
tsb.:
1. Workshop 1 semula
dijadwalkan akan dilaksanakan pada tanggal 31 Maret 2015. Namun pada tanggal
tersebut bertepatan dengan pelaksanaan pembahasan budget dengan Parlemen yang
akan berlangsung mulai tanggal 30 Maret – 8 April 2015. Oleh karena itu dikhawatirkan
tidak ada orang dari Kementerian yang akan hadir dalam acara Workshop. Untuk
itu pelaksanaan Workshop 1 didijadwalkan kembali dan tentative dilaksanakan
pada tgl 12 Mei 2015, atau pada periode tgl 11- 15 Mei, 2015.
2. Pelaksanaan Capacity
Building II
tetap akan dilaksanakan pada jadwal yang telah disepakati yaitu pada tanggal 13-25
April, 2015. Para peserta akan berangkat pada tanggal 11 April 2015, dengan
penerbangan Dili-Denpasar-Bandung.
3. Akan dijadwalkan untuk
melakukan rapat WG dengan TT dan Konsultan, dengan materi pembahasan progress pekerjaan dari Karvak,
rencana pelaksanaan Capacity Building untuk Manager dan rencana pelaksanaan Workshop
1. Pak Helder mengusulkan jadwal
tentative meeting tsb pada periode
tanggal 8-17 April. Namun jadwal tsb berdekatan dan bahkan bentrok
dengan jadwal CB II. Oleh karena itu perlu diusulkan agar pelaksanaan meeting
ini diundur ke minggu ke-4 April atau minggu ke-1 bulan Mei.
4. Pak Helder meminta agar
video segera diselesaikan agar tidak keburu menjadi berita yang “usang”. Untuk
itu disepakati video akan diubah susunan tayangannya dengan perubahan pada
story board dan penambahan rekaman video, dimana susunan tayangan akan
disesuaikan dengan alur pelaksanaan pekerjaan. Untuk mengisi slot wawancara
dengan ibu menteri MOF, mengingat kesibukan ibu menteri maka slot ini akan
diisi oleh wawancara dengan pak Helder sebagai perwakilan MOF, sedangkan
Chairman of Working Group akan diisi oleh Pak Roger Belo. Pak Helder minta
dibuatkan script wawancara agar proses wawancara berlangsung dengan baik dan on
the track.
5. Seperti yang telah disampaikan
oleh Pak Helder dalam rapat-rapat sebelumnya bahwa salah satu point
keberhasilan proyek ini adalah adanya orang asli Timor Leste yang menguasai
teknologi dalam pengolahan data atau penggunaan data geospasial. Target untuk penyiapan
Timorese yang menguasai materi adalah 10 orang. Pak Helder menyampaikan agar
orang-orang ini kelak dapat dijadikan sebagai orang yang dapat melayani
kebutuhan data dari seluruh Kementerian Timor Leste. Pak Helder tidak
mewajibkan orang-orang Timor Leste ini adalah anggota Technical Team, bisa saja
anggota/pegawai Karvak yang merupakan orang Timorese.
6. Sebagai penutup, Pak Helder menekankan
kembali 3 hal penting terkait proyek ini yang harus menjadi perhatian bersama
dan menjadi indikator keberhasilan proyek ini:
1) Data Quality – Kualitas Data
2) Data Security – Keamanan Data
3) Data Utilization – Pemanfaatan Data
